Asystent/asystentka biura i zarządu

Szukamy asystenta/asystentki biura i zarządu który/a wesprze nas w zadaniach związanych z obsługą sekretariatu oraz wsparciem zarządu fundacji. Na tym stanowisku będziesz miał/a okazję sprawdzić się w realizacji zadań z różnych obszarów oraz o zróżnicowanym poziomie trudności.

Jako asystent/asystentka biura i zarządu będziesz:

• zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą, czuwać nad obiegiem dokumentów, zamawiać wyposażenie i materiały biurowe, przyjmować i łączyć rozmowy telefoniczne, prowadzić ewidencję sprzętu, księgozbioru oraz materiałów etc.
• wspierać koordynatorki w realizacji programów, w tym m.in. tworzyć, porządkować oraz archiwizować dokumentację projektową oraz obsługiwać wirtualne spotkania,
• wspierać codzienną pracę zespołu (np. prowadzenie kalendarza oraz obsługa wirtualnych spotkań zespołu) oraz rozwiązywać bieżące problemy pracowników i pracowniczek (zamawianie serwisu sprzętu, oprogramowania etc.)
• koordynować formalności związane z zatrudnianiem współpracowników oraz wynikające ze współpracy z dostawcami usług
• obsługiwać główną skrzynkę e-mail fundacji
• prowadzić kalendarz zarządu, czuwać nad organizacją spotkań wewnętrznych i zewnętrznych zarządu oraz koordynować komunikację między zarządem a zespołem Forum Dialogu

Podlegać będziesz dyrekcji oraz ściśle współpracować z koordynatorką biura.

Oczekujemy:

• bardzo dobrej znajomości środowiska Windows oraz pakietu Office
• zainteresowania i/lub wiedzy na temat stosunków polsko-żydowskich oraz wielokulturowości
• dobrej znajomości j. angielskiego
• wykształcenia wyższego lub w trakcie ostatnich lat studiów

Szukamy osoby, którą cechuje zaangażowanie, bardzo dobra organizacja pracy oraz wysokie umiejętności komunikacyjne i współpracy w zespole. Szczególnie przydatna w wykonywaniu obowiązków będzie umiejętność pracy wielozadaniowej oraz priorytetyzacji zadań. Osoba na tym stanowisku powinna odznaczać się także dokładnością i odpowiedzialnością za przydzielone zadania.

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie w pracy biurowej i projektowej
• znajomość środowiska organizacji pozarządowych
• doświadczenie w obsłudze stron www oraz znajomość narzędzi i aplikacji takich jak pakiet Google, Zoom, Mailchimp oraz Freshmail.

Oferujemy:

• przyjazną i twórczą atmosferę pracy w kameralnym zespole
• umowę o pracę (pełen etat) z wynagrodzeniem 5400-6400 zł brutto
• możliwość rozwoju uwzględniającego Twoje kompetencje

Planowane rozpoczęcie pracy: początek września 2023 (przewidywany 3-miesięczny okres próbny).

Informacja nt. przetwarzania danych osobowych

W celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko asystenta/asystentki biura i zarządu Forum Dialogu będzie przetwarzać dane osobowe udostępnione przez kandydata/kandydatkę w CV oraz w liście dołączonym do aplikacji, Informujemy, że przesłanie aplikacji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie ww. danych przez Forum Dialogu. Dane osobowe zostaną usunięte po zakończeniu rekrutacji.

Do przesyłanej oferty prosimy dołączyć oświadczenie:

Wyrażam zgodę/ Nie wyrażam* zgody na przetwarzanie przez Forum Dialogu danych osobowych udostępnionych przeze mnie w CV oraz w liście dołączonym do aplikacji, w celu prowadzenia rekrutacji do pracy w Fundacji w przyszłości.

* prosimy zaznaczyć swój wybór poprzez zakreślenie właściwej opcji

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji jest dobrowolne, a jej brak nie stanowi przeszkody w udziale w prowadzonej rekrutacji. Dane takie będą przetwarzane bezterminowo, chyba że osoba, której dotyczą cofnie wyrażoną zgodę lub skorzysta z innych przysługujących jej praw skutkujących koniecznością zaprzestania przetwarzania danych osobowych.

Informujemy, że osoby przekazujące dane osobowe na potrzeby rekrutacji są uprawnione do dostępu do treści swoich danych oraz:

• sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

W celu skorzystania z przysługujących praw prosimy o skierowanie wniosku na adres email: dane.osobowe@dialog.org.pl.

Osobom przekazującym dane osobowe na potrzeby rekrutacji przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, że przetwarzanie państwa danych osobowych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

‍

ZAAPLIKUJ

Do niedzieli 9 lipca 2023 r. czekamy na Twoje zgłoszenie. Prześlij je na adres rekrutacja@dialog.org.pl (z tematem maila: „asystent/ka biura i zarządu: aplikacja”). Prosimy załącz:

• Twoje CV (1-2 strony, w pdf),
• odpowiedzi (łącznie 1 strona, w pdf ) na następujące pytania:
  (1) Opowiedz nam o swoich trzech mocnych stronach i tym w jakich sytuacjach miałeś/aś okazję się nimi wykazać.
  (2) Dlaczego chcesz dołączyć do Forum Dialogu?

Skontaktujemy się ze wszystkimi kandydatami i spotkamy się z wybranymi osobami na rozmowy w dniach 10-14 lipca. Zastrzegamy sobie możliwość przedłużenia rekrutacji.