
Koordynator/ka ds. finansów i administracji
Opis stanowiska
Obowiązki
- koordynacja pracy biura Fundacji,
- opracowywanie raportów oraz dokumentów księgowych i współpraca z biurem księgowym (m.in. obsługa kadrowo-płacowa pracowników/czek organizacji, przygotowywanie dokumentacji finansowej w ramach projektów, w tym opisywanie dokumentów i ich weryfikacja pod względem merytorycznym/finansowym),
- tworzenie i kontrola budżetów projektów fundacji, ich realizacja, ostateczne rozliczanie projektów według wymagań grantodawców i sponsorów, monitorowanie płynności finansowej, opracowywanie sprawozdań fundacji we współpracy z biurem księgowym, zarządem i zespołem Fundacji,
- przygotowywanie zestawień kosztów, prognoz wydatków, obsługa baz danych,
- współpraca z zespołem, wsparcie w koordynacji projektów, w szczególności w kwestiach logistycznych i organizacyjnych,
- wsparcie zespołu Fundacji w fundraisingu (współtworzenie aplikacji grantowych),
- kontakt i monitorowanie współpracy/raportowania z urzędami i instytucjami,
- wysyłka mailingów, obsługa stron internetowych (wordpress),
- wsparcie w zakresie komunikacji kanałami mediów społecznościowych,
- prowadzenie ewidencji RODO,
- współzarządzanie sprawami administracyjnymi i zakupami biurowymi.
Wymagania
- min. 3-letnie doświadczenie w pracach administracyjno-finansowych, księgowych i kadrowych, szczególnie w środowisku organizacji pozarządowych,
- znajomość zasad księgowości, podatkowych, prawa pracy i ubezpieczeń, a także praktyczne doświadczenie w zakresie sprawozdawczości finansowej i rozliczania projektów, opisywania dokumentów księgowych, jak również działań fundraisingowych,
- wykształcenie wyższe (ukończone studia licencjackie lub magisterskie),
- znajomość programów MS Office, w szczególności MS Excel; umiejętność obsługi baz danych,
- znajomość korzystania z mediów społecznościowych i narzędzi do produkcji multimediów (filmików, grafik, e-publikacji, e-prezentacji itp.)
- dyspozycyjność w godzinach pracy Fundacji,
- dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (jest to język roboczy międzynarodowej sieci Humanity in Action),
- szczególnie ważne cechy to: wysoka motywacja do ww. typu pracy, odpowiedzialność, dokładność sumienność, rzetelność, systematyczność, punktualność, komunikatywność, odpowiedzialność, dobra organizacja pracy, samodzielność w działaniu i umiejętność pracy przy wielu zadaniach i organizacji własnego czasu pracy oraz umiejętność pracy w zespole, również pod presją czasu.
Oferujemy
- zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, umowę cywilnoprawną lub własną działalność gospodarczą (do uzgodnienia),
- pełny wymiar godzin,
- (współ)pracę przy innowacyjnych projektach i inicjatywach oraz w doświadczonym zespole zaangażowanych osób pasjonujących się działaniem na rzecz praw człowieka, tworzących wspólnie przyjazną,otwartą i kreatywna/twórczą atmosferę pracy,
- pracę w biurze Fundacji mieszczącym się w dobrze skomunikowanym punkcie Warszawy, z możliwością pracy w formie hybrydowej (w wybrane dni),
- możliwość rozwoju w tym przez dodatkowe szkolenia,
- możliwość uzyskania referencji.
Dodatkowe informacje
Wymiar czasu pracy: 40 godzin tygodniowo, możliwość rozpoczęcia współpracy przewidujemy od lipca 2023 r.
Wynagrodzenie: w wysokości od 5 500 zł do 7 500 zł brutto w zależności od kompetencji oraz doświadczenia kandydata/ki, jak też typu zatrudnienia.
Wszystkich zainteresowanych prosimy o przesłanie swojej aplikacji: CV oraz listu motywacyjnego w jednym pliku.
Termin nadsyłania zgłoszeń: 31.05.2023.
W aplikacji prośba o dodanie nazwisk i afiliacji organizacyjnej/instytucjonalnej osób, które udzielić mogą referencji.
Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatkami/kandydatami w celu zaproszenia do drugiego etapu rekrutacji – rozmowy kwalifikacyjnej.
Fundacja Humanity in Action Polska respektuje procedury Equal Opportunity Employer (EOE). Przy wyborze i awansie nie stosuje się kryteriów dotyczących wieku, rasy, koloru skóry, płci (w tym ciąży i wychowania dziecka), pochodzenia etnicznego i narodowego, orientacji seksualnej i stanu zdrowia; uwzględniane są jedynie wiedza, doświadczenie i umiejętności. Zasady te dotyczą także nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
W aplikacji prosimy o zawarcie klauzuli: „Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Fundację Humanity in Action Polska moich danych osobowych w celach związanych z przeprowadzeniem procesu rekrutacyjnego. Zostałam/łem poinformowana/y, że administratorem danych osobowych jest Fundacja Humanity in Action Polska z siedzibą w Warszawie przy ul. Konwiktorskiej 7 lok. 43/7, 00-216 Warszawa. Oświadczam, iż jestem świadoma/y prawa do wglądu do swoich danych, prawa poprawiania danych oraz prawa do żądania usunięcia danych, a dane zostały podane dobrowolnie.”
Zgłoszenia bez załączonej powyższej klauzuli nie będą rozpatrywane.
KLAUZULA INFORMACYJNA
- Administratorem danych osobowych jest Fundacja Humanity in Action Polska z siedzibą w Warszawie przy ul. Konwiktorskiej 7 lok. 43/7, 00-216 Warszawa. Aby skontaktować się z nami, wyślij wiadomość pod e-mail: poland@humanityinaction.org
- Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji procesu rekrutacji.
- Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b) RODO oraz art. 6 pkt 1 lit. c) RODO i art. 6 pkt 1 lit. a) RODO
- Podanie danych jest dobrowolne, ale stanowi warunek wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Niepodanie tych danych uniemożliwi uczestniczenie w procesie.
- Dane będą przechowywane w czasie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacji, maksymalnie przez okres 3 miesięcy.
- Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.
- Ponadto informujemy, że osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych, w formie pisemnej lub drogą elektroniczną na adres e-mail: poland@humanityinaction.org co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
- Decyzje dotyczące podanych w zgłoszeniu rekrutacyjnym danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
- Informujemy, że osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.