Specjalista /-tka ds. finansów i administracji

Wsparcie realizacji Strategii Działania KPH poprzez zwiększanie jej stabilności i niezależności finansowej oraz zapewnienie wysokiej jakości obsługi finansowo-administracyjnej.

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za całokształt obsługi finansowo-administracyjnej organizacji oraz za kształtowanie i wdrażanie kompleksowej strategii finansowania, która odpowiada na rosnące potrzeby rozwojowe KPH, zwiększa niezależność i stabilność organizacji oraz wspiera strategiczną współpracę z grantodawcami, darczyńcami i sponsorami, a tym samym ich zaangażowanie w odpowiedzialne finansowanie działań. Do zakresu obowiązków na stanowisku należy m.in.

• Tworzenie i wdrażanie strategii finansowej organizacji zapewniającej stabilność finansową, niezależność umożliwiającą bezpieczną realizację planu strategicznego/ogólnej strategii działania KPH.
• Zarządzanie finansami organizacji w sposób zapewniający stabilność, wysoką jakość kontroli wewnętrznej oraz realizację ogólnej strategii działania KPH.
• Tworzenie i wdrażanie procesów kontroli wewnętrznej m.in. obiegu dokumentów, raportowania i innych polityk/regulaminów wspierających bezpieczeństwo finansowe i zgodność działań organizacji z obowiązującymi przepisami.
• Współpraca z Dyrektorem_rką Zarządzającym_ą oraz Zarządem w zakresie wyznaczania priorytetów finansowych na kolejne lata oraz tworzenia/ opracowywania strategii pozyskiwania środków i zarządzania finansami.
• Współpraca z Dyrektorem_rką Zarządzającym_ą w nawiązywaniu i rozwijaniu kluczowych relacji z grantodawcami, przygotowywanie wniosków oraz punktualna i wysokiej jakości sprawozdawczość we współpracy z innymi osobami członkowskimi zespołu.
• Rozwijanie systemów wsparcia finansowego i grantowego ruchu LGBT+ w Polsce, a także zapewnienie niezbędnego wsparcia w zakresie sprawozdawczości i obsługi finansowo – administracyjnej.
• Wyznaczanie wysokich standardów odpowiedzialności budżetowej oraz jakości procesów zarządczych celem budowania marki i zaufania do KPH.

Zarządzanie budżetem rocznym organizacji oraz procesami dotyczącymi realizacji budżetu

• Tworzenie budżetu rocznego na podstawie dostępnych i potencjalnych źródeł finansowania z uwzględnieniem ich specyficznych restrykcji i wymogów aktywne podejście do wyszukiwania możliwości alokacyjnych i zwiększania efektywności budżetowania.
• Śledzenie kosztów i nadzór nad realizacją budżetu przez osoby odpowiedzialne za wdrażanie poszczególnych działań, zapewnienie zgodności i kwalifikowalności wydatkowania środków z i regulacjami, wymogami i standardami wewnętrznymi organizacji, polskiego prawa i zasadami współpracy z poszczególnymi grantodawcami.
• Tworzenie i wdrażanie systemów i polityk kontroli finansowej, zarządzania ryzykiem, dokumentacji i sprawozdawczości, które zapewniają wysoki poziom efektywności kosztowej oraz przejrzystości i odpowiedzialności wobec Zarządu, osób członkowskich, sponsorów, partnerów, grantodawców, darczyńców i społeczności LGBT+.
• Bieżący monitoring istniejących standardów umożliwiających aktualizację praktyk organizacyjnych celem zapewnienia najwyższej możliwej jakości zarządzania finansami.
• Współpraca z biurem księgowym i zapewnienie prawidłowości prowadzenia ksiąg i kard, w tym także sprawozdawczości do organów państwowych.
• Zapewnienie zgodności wewnętrznych polityk kadrowych z normami polskiego systemu prawnego, a także standardami sprawiedliwości społecznej.
• Facylitacja współpracy pomiędzy księgowością a zespołem pracowniczym w zakresie sprawozdawczości oraz śledzenia kosztów poszczególnych programów, projektów i grantodawców oraz raportowania tychże.
• Prowadzenie organizacji poprzez procesy kontrole i audyty realizowane przez organy państwowe, oraz na zlecenie zarządu i grantodawców.

Zarządzanie zespołem

• Organizacja pracy w zespole Finansowo-Administracyjnym, kierowanie, wspieranie rozwoju zespołu, facylitacja uczestnictwa zespołu w kształtowaniu rocznych planów działań.
• Uczestnictwo w prowadzeniu procesów rozwoju wewnętrznego we współpracy z kadrą kierowniczą. Udział w realizacji bieżących procesów zarządczych kadry kierowniczej.
• Nadzór nad prowadzeniem pracy biura oraz relacjami z dostawcami usług.‍

‍

‍Kompetencje

Wiedza specjalistyczna. Znajomość zasad dotyczących księgowości i rachunkowości umożliwiająca sprawną współpracę z księgowością organizacji. Znajomość zasad obsługi finansowej polskich i zagranicznych grantodawców, mechanizmów międzynarodowych, darowizn, zbiórek publicznych. Znajomość standardów i dobrych praktyk z zakresu zarządzania finansami w NGO.‍

Kierowanie. Na poziomie umożliwiającym koordynację procesów finansowych organizacji odbywających się w wielu zespołach i grupach roboczych. Tworzenie skoordynowanego systemu zapewniania zasobów koniecznych do realizacji planów. Adekwatny podział zadań, obowiązków, decyzyjności i odpowiedzialności w zespole. Opracowywanie technik wspierających zwiększanie efektywności pracy. Adekwatny monitoring i kontrola zgodności wyników z założeniami. Wykorzystywanie odpowiednich technik motywowania i dyscyplinowania.‍

Myślenie strategiczne. Dokonywanie analizy strategicznej w zakresie rozwoju finansowego organizacji. Wyznaczanie najbardziej odpowiednich i efektywnych celów długo- i krótkoterminowych oraz metod ich realizacji, umiejętna operacjonalizacja i podział realizacji zadań w zespole. Aktywne włączanie myślenia nt. strategii finansowej do kultury organizacji. Opracowywanie skutecznych wskaźników realizacji strategii. ‍

Podejmowanie decyzji. Umiejętność racjonalnego ważenia różnych racji, podejmowanie decyzji po przeanalizowaniu i uwzględnieniu właściwych przesłanek i w odpowiednim czasie. Przewidywanie konsekwencji podejmowanych decyzji i przygotowywanie organizacji na ponoszenie tych konsekwencji. Włączanie odpowiednich osób do procesu i dbałość o przepływ informacji. ‍

Identyfikacja z organizacją. Na poziomie umożliwiającym włączanie postawy wspierania interesów organizacji przez inne osoby z zespołu oraz osoby współpracujące, tworzenie rozwiązań ułatwiających komunikację na temat organizacji. ‍

Praca zespołowa. Aktywne angażowanie się w prace zespołu i dążenie do wspólnej realizacji celów, wspieranie współpracy i kształtowanie odpowiednich relacji w zespole. Zapewnianie przestrzeni do wyrażania sprzeciwów i wątpliwości, budowanie otwartej i włączającej atmosfery pracy. Rozwiązywanie konfliktów. ‍

Komunikatywność. Na poziomie umożliwiającym sprawne i celowe przekazywanie skomplikowanych treści i procesów w sposób dostosowany do odbiorcy. Wysoki poziom spójności werbalnej i niewerbalnej oraz umiejętności kształtowania atrakcyjnego przekazu w komunikacji z partnerami strategicznymi i grantodawcami. Jasne formułowanie komunikatów, monitorowanie zrozumienia, otwartość na odmienne zdanie, responsywność, różnicowanie ważności komunikatów.‍

Orientacja na klienta_tkę. Na poziomie umożliwiającym nawiązywanie i pogłębianie relacji z kluczowymi partnerami strategicznymi oraz z innymi osobami w zespole. Podejmowanie działań na rzecz oraz uwzględnianie potrzeb innych osób w działaniach, proaktywność w budowaniu relacji. Wspieranie zespołu w rozwijaniu tych umiejętności.

Doświadczenie

• Kompleksowe zarządzanie finansami organizacji pozarządowej o budżecie w wysokości powyżej 2 mln zł rocznie (optymalne 2-6 mln rocznie),
• Przygotowywanie rocznych budżetów ogólnoorganizacyjnych z uwzględnieniem ograniczeń i wymagań grantodawców, wymagań prawnych, wewnętrznych założeń strategii finansowania organizacji i celów finansowych krótko i długoterminowych,
• Przygotowywanie budżetów projektowych i egzekucja, sprawozdawczość różnego typów grantodawców w tym m.in.: Komisja Europejska, środki samorządowe lub rządowe, środki z mechanizmu norweskiego, Fundacja im. Stefana Batorego.
• Przygotowywanie regulaminów, procedur (finansowych, administracyjnych) wewnątrz organizacji usprawniających procesy oraz zapewniające realizację wymagań prawnych, oraz zasad dobrego zarządzania.
• Zarządzanie systemem kont bankowych i lokat, praca ze środkami finansowymi w różnych walutach, zarządzanie ryzykiem związanym ze zmianami kursów walut,
• Współpraca z biurem księgowym w przygotowaniu rocznego sprawozdania finansowego.

• Wynagrodzenie w wysokości 8950 – 9638 zł brutto, w zależności od doświadczenia.
• Umowę o pracę na 1 rok w wymiarze pełnego etatu, z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony. Okres próbny: 3 miesiące.
• Pracę w Warszawie w systemie hybrydowym (praca zdalna lub stacjonarna w biurze zlokalizowanym w centrum Warszawy). Wymagana obecność w biurze co najmniej 2 dni w tygodniu oraz dyspozycyjność do częstszej obecność w razie potrzeby.
• Prywatna opieka zdrowotna.
• Kartę Multisport.
• Pracę w systemie 7-godzinnego dnia pracy.