Office Manager

Kogo szukamy

Nasz polski zespół rozrasta się i w związku z tym poszukujemy osoby, która przejmie wszystkie działania związane z zapleczem i administracją i wsparcia oraz zostanie pierwszym oficjalnym office manager w naszym zespole. W ramach swoich obowiązków podejmiesz się zapewnienia sprawnego funkcjonowania naszego biura, pomocy w ulepszaniu naszych procesów wewnętrznych i codziennych zadań zespołu.

Rola ta jest obecnie pełniona w niepełnym wymiarze godzin (50%) przez 4 godziny dziennie (od poniedziałku do piątku) - dlatego świetnie sprawdzi się jako dodatkowe zajęcia dla osób studiujących lub szukających niepełnego etatu. Niewykluczone, że z czasem ta rola zamieni się w pełnowymiarową.

💼 Czym będziesz się zajmować?

- organizowanie układu biura oraz zamawianie materiałów biurowych i sprzętu,
- Utrzymywanie dobrego stanu biura i organizowanie niezbędnych napraw,
- współpraca z działem HR w Czechach i lokalnymi partnerami w Polsce (księgowość, prawnicy) w celu aktualizacji i utrzymania polityki biura, zgodnie z bieżącymi potrzebami,
- organizowanie procesów biurowych,
- zarządzanie umowami i negocjacjami cenowymi z właścicielami lokalu biurowego, i dostawcami usług,
- zarządzanie budżetem biura, zapewnienie dokładnego i terminowego raportowania,
- zapewnienie ogólnego wsparcia dla odwiedzających,
- pomoc w procesie wdrażania nowych pracowników i współpraca w tym zakresie z międzynarodowym zespołem HR z siedzibą w Pradze,
- odpowiadanie na zapytania pracowników dotyczące kwestii związanych z zarządzaniem biurem (np. artykuły papiernicze, sprzęt komputerowy i organizacja podróży),
- planowanie działań wewnętrznych lub zewnętrznych.

📞 Skontaktuj się z nami, jeśli:

- posiadasz udokumentowane doświadczenie na stanowisku: Office Managera, Front Office Managera, HR generalisty lub Asystenta Administracyjnego,
- posiadać wiedzę na temat obowiązków, systemów i procedur administracji biura,
- znasz Google Workspace i Slack, z których będziesz korzystać codziennie,
- posiadasz doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej,
- masz nastawienie na działanie (niezależność, pracowitość i umiejętność szybkiego reagowania),
- jesteś osobą odporną na stres, mającą doskonałe umiejętności zarządzania czasem i zdolność do wielozadaniowości — czasami dzieje się u nas wiele projektów naraz,
- masz oko do szczegółów i chęć budowania szczęśliwego i zdrowego środowiska pracy,
- posiadasz silne umiejętności organizacyjne i planowania w szybko zmieniającym się środowisku,
- jesteś osobą kreatywną, lubiącą proponowanie nowych rozwiązań,
- biegle posługujesz się językiem polskim i angielskim.

Możemy zaoferować Ci:

💯 otwartą i przejrzystą komunikację, kolektywne podejście do życia i środowisko bez zbędnych ceregieli,
🆓 umowę o pracę lub freelancing,
🌎 możliwość okazjonalnej pracy z naszych międzynarodowych biur w Berlinie, Pradze lub Bratysławie,
💻 służbowego MacBooka,
🎭 darmowe bilety na niektóre z wydarzeń sprzedawanych za naszym pośrednictwem,
🏋 kartę MultiSport,
🍹 imprezy zespołowe (letni spływ kajakowy, impreza zimowa, team building i wiele innych),
🥪 biuro przyjazne psom, z pełną lodówką i prysznicem,
🎽 Brak dress-code’u.

🔎 Czy widzisz w tym siebie?

Świetnie! Wyślij swoje CV i kilka zdań po angielsku o tym, dlaczego chciałbyś dołączyć do nas w GoOut, a my się do Ciebie odezwiemy. Następnie odbędziesz krótką rozmowę cultural-fit z Terezą z HR, poznasz Agę i Izę, które prowadzą zespół, a jeśli się polubimy, zanim przybijemy piątkę, poprosimy Cię jeszcze o pracę nad krótkim case study.